Bijtelling en de verklaring geen privégebruik: hoe werkt het?

Bijtelling en de verklaring geen privégebruik: hoe werkt het?

2 december 2021

Werknemers met een auto van de zaak die niet privé mogen of willen rijden kunnen een zogenoemde ‘verklaring geen privégebruik’ aanvragen. Deze verklaring is een onderdeel van de vrijwaring om bijtelling achterwege te laten. Maar ook bij werknemers met een verklaring geen privégebruik kan bijtelling toegepast worden. Wanneer dit het geval is, lichten wij in dit nieuwsbericht toe.

Werknemers

Het is de taak van de werknemer die afziet van privégebruik van de auto om een ‘verklaring geen privégebruik’ aan te vragen bij de Belastingdienst en een kopie van de verklaring aan de werkgever te verstrekken. Daarnaast zal de werknemer actief een sluitende rittenregistratie moeten bijhouden. Deze registratie hoeft niet aan de werkgever overlegd te worden. De Belastingdienst kan deze registratie wel opvragen. De werknemer dient deze rittenadministratie dus zelf te bewaren.

 

Werkgevers

De werkgever ontvangt van de werknemer een kopie van de ‘verklaring geen privégebruik’ en dient deze in de (salaris)administratie te bewaren. Dit is in beginsel voldoende om af te zien van het toepassen van de bijtelling in de salarisadministratie. Weet of vermoedt u dat uw werknemer ondanks de verklaring toch meer privé heeft gereden, dan moet u alsnog bijtelling toepassen.

 

Bijtelling voor ontvangst verklaring

Het aanvragen van de verklaring geen privégebruik kost tijd. U ontvangt de verklaring vaak pas na het in dienst treden van de werknemer of nadat de werknemer de auto ter beschikking gesteld heeft gekregen. Dit heeft tot gevolg dat u in de periode vóór het ontvangen van de kopie van de verklaring wellicht wel bijtelling moet toepassen voor de werknemer.

 

Om te bepalen of de bijtelling toegepast moet worden in de periode vóór het ontvangen van de verklaring, moet de werkgever vaststellen of de werknemer, omgerekend naar één kalenderjaar, meer dan 500 km privé zou rijden met de ter beschikking gestelde auto. Ontvangt u bijvoorbeeld twee maanden na in dienst treden van de werknemer de verklaring, dan berekent u hoeveel de werknemer gemiddeld in die twee maanden privé heeft gereden en rekent u dit om naar aantal kilometers per jaar. Indien dit meer is dan het toegestane aantal kilometers, past u de bijtelling toe.

 

Met ingang van het 1e loontijdvak na ontvangst van de kopie van de verklaring van uw werknemer mag u de bijtelling achterwege laten. Eveneens wanneer u niet weet of vermoedt dat uw werknemer te veel privé met de auto rijdt.

 

Voorbeeld

Werknemer komt in dienst op 1 maart en ontvangt een auto van de zaak die hij uitsluitend voor zakelijke ritten wenst te gebruiken. De werknemer vraag de verklaring geen privégebruik aan en ontvangt deze op 3 april.

 

De periode maart tot en met december is 10 maanden. De werknemer mag niet meer dan 10/12*500 km = 416 km privé rijden per jaar.

 

Maart: werknemer heeft u een rittenregistratie vóór maart laten zien waaruit blijkt dat hij 65 km privé heeft gereden. U gaat rekenen. De werknemer zou dan 65 km* 10 maanden = 650 km per jaar rijden. Dat is meer dan 416 km à u past de bijtelling toe.

 

April: werknemer heeft u een rittenregistratie vóór april laten zien waaruit blijkt dat hij 55 km privé heeft gereden. U gaat rekenen. De werknemer heeft in maart en april samen 60 + 45 = 120 km gereden. Dat is gemiddeld 60 km per maand. Omgerekend naar een kalenderjaar is dat 600 km. U dient bijtelling toe te passen.

 

Mei: u heeft in april een kopie van de verklaring geen privégebruik ontvangen en geen vermoeden dat de werknemer te veel privé heeft gereden. U laat de bijtelling vanaf 1 mei achterwege.

 

Meer informatie

Voor vragen over de auto van de zaak, de verklaring geen privégebruik of het toepassen van de bijtelling kunt u contact opnemen met uw vaste contactpersoon bij Joanknecht of de belastingadviseurs rechtsboven op deze pagina (mobile devices: onderaan). Zij staan u graag bij.