De vaste kostenvergoeding: wat is het en waar moet ik op letten?

De vaste kostenvergoeding: wat is het en waar moet ik op letten?

5 januari 2021

Graag brengen wij u via dit nieuwsbericht de vaste kostenvergoeding (VKV) onder de aandacht. U kunt gericht vrijgestelde en intermediaire kosten die uw werknemers maken, vergoeden door middel van een vast bedrag per maand, de vaste kostenvergoeding.

Wat valt onder de vaste kostenvergoeding?

Voorbeelden van vrijgestelde en intermediaire kosten zijn:

 

  • reiskostenvergoeding
  • kosten voor het wassen van de auto van de zaak
  • parkeer- en tolkosten voor de auto van de zaak
  • kosten voor het wassen van werkkleding
  • kosten voor vakliteratuur
  • lunches en kleine consumpties onderweg
  • kosten voor  internetaansluiting thuis
  • kosten voor zakelijke diners

 

Het voordeel van deze vaste kostenvergoeding is minder administratie van declaraties van werknemers. Grote, niet terugkerende uitgaven mogen niet in de kostenvergoeding worden opgenomen maar worden opgenomen in het declaratiebeleid.

 

Onderbouw de vaste kostenvergoeding

Het is van belang dat de bedragen die u opneemt in de vaste kostenvergoeding, zijn onderbouwd. Voor de onderbouwing van de vergoeding dient u gedurende drie maanden de daadwerkelijk door uw werknemers gemaakte kosten in kaart te brengen. Het is van belang uw werknemers duidelijk instructies te geven met betrekking tot dit onderzoek en de ingediende declaraties goed te administreren voor de Belastingdienst.

 

In de praktijk merken wij enerzijds dat veel kostenvergoedingen niet zijn onderbouwd of dat de onderbouwing geruime tijd geleden – meer dan drie jaar – heeft plaatsgevonden. Anderzijds zien we dat de Belastingdienst meer aandacht heeft voor de fiscale kwalificatie van vaste kostenvergoedingen.

 

De kostenvergoeding kan per individuele werknemer vastgesteld worden of per homogene groep van werknemers. Een homogene groep is een groep werknemers die vanuit kostenoogpunt in dezelfde omstandigheden verkeert. De door u gemaakte homogene groepen kunnen voor het onderzoek afgestemd worden met de Belastingdienst om discussie achteraf te voorkomen.

 

Ik heb mijn vaste kostenvergoeding niet onderbouwd

Indien uw vaste kostenvergoeding niet (recent) is onderbouwd, raden wij u aan om de vaste kostenvergoeding opnieuw te bekijken en te zien wat de mogelijkheden op basis van de huidige wetgeving zijn.

 

Uiteraard zijn wij  hierbij graag behulpzaam. We kunnen de huidige vaste kostenvergoeding fiscaal beoordelen op risico’s en mogelijkheden. Daarnaast kunnen we u gedurende drie maanden helpen bij het voeren van het onderzoek naar de kosten die uw werknemers maken. Op basis hiervan stellen we een nieuwe vaste kostenvergoeding op en kunnen we de kostenvergoedingen op voorhand afstemmen met de Belastingdienst om zekerheid te verkrijgen en de risico’s te beperken.

 

Neem contact op met een van onze loonheffingenspecialisten

Heeft u naar aanleiding van dit nieuwsbericht nog vragen over de mogelijkheden van en attentiepunten bij vaste kostenvergoedingen? Of wenst u hulp bij het opzetten en uitvoeren van het onderzoek? Neem dan gerust contact met onze loonheffingenspecialisten op. Wij helpen u graag.

 

Fabiënne Hol-van Goethem | +31 (0)40 240 9464 | fhol@joanknecht.nl

Iris van Oerle | +31 (0)40 240 9562 | ivoerle@joanknecht.nl

Yvette Tillmanns | +31 (0)40 240 9572| ytillmanns@joanknecht.nl