Waarom een arbeidsovereenkomst belangrijk is voor directeuren-grootaandeelhouders (DGA’s)

16 mei 2024

Wettelijke verplichting geldt ook voor DGA

Een arbeidsovereenkomst is wettelijk verplicht. In de wet is geen uitzondering gemaakt voor DGA’s. In de arbeidsovereenkomst worden de arbeidsrechtelijke bepalingen vastgelegd, evenals eventuele afwijkingen die de werkgever en werknemer samen overeenkomen. Daarnaast kan de arbeidsovereenkomst een fiscale onderbouwing van bijvoorbeeld de onkostenvergoeding en het gebruikelijk loon bevatten. Tot slot is de arbeidsovereenkomst een bewijs naar derden zoals andere aandeelhouders en crediteuren, maar ook naar de Belastingdienst.

Arbeidsrechtelijke en fiscale bepalingen in de arbeidsovereenkomst

Arbeidsrechtelijke bepalingen worden vastgelegd in een arbeidsovereenkomst. In de arbeidsovereenkomst kan verwezen worden naar wettelijke bepalingen. Er kan ook voor gekozen worden om juist af te wijken van de wettelijke bepalingen en dat in de arbeidsovereenkomst vast te leggen. Denk aan loondoorbetaling bij ziekte, het aantal vakantiedagen, de geldigheid van overgebleven vakantiedagen en de duur van de opzegtermijn.

Daarnaast bevat de arbeidsovereenkomst ook fiscale bepalingen en dient de arbeidsovereenkomst deels ook als onderbouwing op fiscaal gebied, denk hierbij aan het gebruikelijk loon en diverse vergoedingen.

DGA en gebruikelijkloonregels

In de arbeidsovereenkomst moet uiteraard het loon zijn opgenomen. Een DGA moet voldoen aan de zogenaamde gebruikelijkloonregels uit de fiscale wetgeving. Deze regels bewerkstelligen dat een DGA een loon ontvangt dat gebruikelijk is voor zijn functie/werkzaamheden/verantwoordelijkheden en dat de DGA niet een laag (belast) salaris heeft en daarnaast een hoog bedrag aan dividend ontvangt waarover hij/zij minder belasting betaalt.

Om het gebruikelijk loon vast te stellen moeten diverse lonen met elkaar vergeleken worden:

• Het loon van iemand die de meest vergelijkbare dienstbetrekking (maar dan niet als DGA) vervult.
• Het loon van de meestverdienende werknemer bij de vennootschap van de DGA of bij een met de vennootschap van de DGA verbonden vennootschap.
• Het wettelijke minimum van € 56.000 (bedrag 2024).

Het loon van de DGA moet minimaal gelijk te zijn aan het hoogste loon van de boven genoemde drie.

Andere vergoedingen voor de DGA

Uit de arbeidsovereenkomst blijkt daarnaast ook of:

• een auto ter beschikking wordt gesteld dan wel een reiskostenvergoeding voor woon-werkverkeer en zakelijke kilometers wordt gegeven;
• de ter beschikking gestelde auto door de DGA privé gebruikt mag worden (bijtelling);
• er overige zaken ter beschikking worden gesteld zoals een laptop en telefoon;
• er sprake is van een (onbelaste) vaste kostenvergoeding en/of thuiswerkvergoeding;
• de DGA aanspraak kan maken op overige beloningsbestanddelen (zoals een (variabele) bonus).

Voor bovenstaande emolumenten gelden ook fiscale regels. Een vaste kostenvergoeding moet bijvoorbeeld aan diverse fiscale voorwaarden voldoen en gedurende een periode van tenminste 3 maanden goed onderbouwd worden voordat deze onbelast kan worden uitbetaald.

Het fiscale belang van de arbeidsovereenkomst

De arbeidsovereenkomst is dus deels ook een fiscaal bewijsstuk. De vaststelling van het salaris en de overige emolumenten van de DGA vergt enig onderzoek vooraf en ook gedurende de dienstbetrekking. Op die manier kan in de arbeidsovereenkomst een beloningspakket worden opgenomen dat voldoet aan de regels voor het gebruikelijk loon, fiscaal geoptimaliseerd is en op een juiste manier fiscaal verwerkt wordt.

Arbeidsovereenkomst ook interessant als bewijs naar  derden

De arbeidsovereenkomst tussen een DGA en de holding/werkmaatschappij is ook een interessant document voor derden. De Belastingdienst kan bijvoorbeeld door middel van de arbeidsovereenkomst controleren of is voldaan aan het gebruikelijk loon. Een curator heeft de arbeidsovereenkomst nodig om een loonvordering in het geval van faillissement in te stellen. In geval van liquiditeitsproblemen is de arbeidsovereenkomst van belang voor crediteuren. De DGA wordt dan voor wat zijn salaris betreft eveneens crediteur. Tot slot geeft de arbeidsovereenkomst duidelijkheid over de financiële verplichtingen van de vennootschap aan de DGA. Dit kan voor (toekomstige) andere aandeelhouders in het bedrijf relevant zijn.

Conclusie: de arbeidsovereenkomst is erg belangrijk voor de DGA!

De DGA heeft een arbeidsovereenkomst nodig met ofwel depersonal holding ofwel met de werkmaatschappij waarvoor hij/zij werkzaamheden verricht. Met welke vennootschap de arbeidsovereenkomst moet worden afgesloten is afhankelijk van de specifieke omstandigheden. De juiste arbeidsovereenkomst zorgt ervoor dat zowel op juridisch als op fiscaal gebied de DGA compliant is. DGA’s die een arbeidsovereenkomst hebben die al geruime tijd oud is doen er goed aan deze arbeidsovereenkomst te (laten) checken en te (laten) vernieuwen, gezien de wijzigingen in de afgelopen jaren op arbeidsrecht en fiscaal gebied.

Vragen?

Heb je naar aanleiding van dit artikel nog vragen over werken als DGA, je arbeidsovereenkomst of wil je graag een arbeidsovereenkomst (laten) opstellen? Neem dan gerust contact met onze loonheffingenspecialisten/global mobility specialisten op. Wij helpen je graag verder!

Fabiënne Hol-van Goethem | +31 (0)40 240 9464 | fhol@joanknecht.nl

Yvette Tillmanns | +31 (0)40 240 9572| ytillmanns@joanknecht.nl