Gratis lunch op kantoor. Pikt de Belastingdienst een graantje mee?

13 juni 2024

Alles is loon

Werknemers ontvangen loon van de werkgever. Naast het loon kan een werkgever andere belaste en onbelaste vergoedingen en verstrekkingen aan de werknemer geven. Niet elke vergoeding of verstrekking wordt door de Belastingdienst gekwalificeerd als (belast) loon.

Wat is de vrije ruimte?

Werkgevers mogen een deel van het jaarlijkse fiscale loon besteden aan vergoedingen, verstrekkingen en ter beschikkingstellingen voor werknemers. Dit leidt dan niet tot een belastbaar voordeel voor de werknemers en belastingheffing. Dit gedeelte wordt de vrije ruimte genoemd.  In 2024 bedraagt de vrije ruimte 1,92% van het fiscale loon over 2024 tot € 400.000. Voor het fiscale loon over 2024 boven de € 400.000 bedraagt het percentage 1,18%.

Wat is de gerichte vrijstelling?

Verschillende vergoedingen, verstrekkingen of ter beschikkingstellingen kwalificeren als gerichte vrijstelling. Deze gerichte vrijstellingen hebben geen invloed op de vrije ruimte, resulteren niet in een belastingverplichting en zijn dus belastingvrij voor werknemer en werkgever.

Wat zijn nihilwaarderingen?

Naast de gerichte vrijstellingen zijn er ook de nihilwaarderingen. De waarde van een aantal vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen wordt door de wet op nihil gesteld. De nihilwaarderingen hebben geen invloed op de vrije ruimte. Een voorbeeld van een nihilwaardering is koffie, thee, fruit en de vrijdagmiddagborrel op de werkplek. Hierover betaalt de werknemer geen loonbelasting.

Belaste of onbelaste lunch

De vrijstelling voor drankjes en kleine versnaperingen geldt niet voor lunches. Een werkgever (producent van kiemgroenten) vond het belangrijk om gezonde lunches aan zijn werknemers te verstrekken en nam dit op in het arbeidsomstandighedenbeleid van het bedrijf. Bij het samenstellen van de lunches was onder andere ook een diëtiste betrokken. Tot 2022 was in de Wet Loonbelasting een vrijstelling voor voorzieningen die rechtstreeks voortvloeien uit het arbeidsomstandighedenbeleid opgenomen. De Belastingdienst was het niet eens met het standpunt van de ondernemer en kwalificeerde de lunches als belast loon voor de werknemers. De ondernemer heeft bezwaar gemaakt, maar kreeg tot en met het gerechtshof geen gelijk.

Belastingvrije lunch door gezondheid bevorderen

Uiteindelijk heeft de Hoge Raad zich gebogen over de vraag of de lunches onbelast verstrekt hadden mogen worden. Het antwoord: ja, dat mag. De wetgeving tot 1 januari 2022 stond toe dat voorzieningen die rechtstreeks voortvloeien uit het arbobeleid dat door de werkgever wordt gevoerd, gericht vrijgesteld zijn. Voor werknemers is de lunch in dat geval belastingvrij. Volgens de Hoge Raad vallen ook voorzieningen die ruimer zijn dan wettelijk verplicht onder de gerichte vrijstelling.  Het verstrekken van gezonde maaltijden kan bijdragen aan het voorkomen van ziekteverzuim en valt daarmee onder het arbobeleid. Het arbobeleid hoeft niet specifiek gericht te zijn op de aan de arbeid verbonden aspecten van gezondheid. Het kan namelijk ook breder zijn en meer algemeen de gezondheid bevorderen dan wel ziektes voorkomen. Evenmin is belangrijk dat de verstrekking van maaltijden tot een aanmerkelijke privébesparing leidt bij de werknemers. Voldoende is dat het verstrekken van de lunch rechtstreeks voortvloeit uit het arbeidsomstandighedenbeleid dat de werkgever voert. Dit beleid hoeft overigens niet schriftelijk te zijn vastgelegd, zegt de Hoge Raad.

Recht op teruggave loonbelasting

De Hoge Raad verwierp dus het oordeel van het Gerechtshof en bepaalde dat de verstrekte lunches in de jaren 2017 en 2018 wel onder de gerichte vrijstelling voor Arbovoorzieningen vallen. De werkgever heeft dus recht op teruggaaf van de betaalde loonbelasting.

Lunch vanaf 2022

Dit lijkt goed nieuws. Maar vanaf 1 januari 2022 is de wettekst aangepast. Vanaf 2022 zijn alleen verplichte Arbovoorzieningen gericht vrijgesteld. Gezonde maaltijden zijn in de toelichting expliciet genoemd als voorbeeld van voorzieningen die niet onder de vrijstelling vallen. Dit heeft als gevolg dat de waarde van de lunch belast loon is voor de werknemer en deze loonbelasting moet betalen over de waarde van de lunch.

Lunch in de vrije ruimte onderbrengen

Om dit te voorkomen kan de werkgever de waarde van de lunch in de vrije ruimte onderbrengen en zo onbelast verstrekken. Let wel op dat de vrije ruimte niet overschreden wordt. In dat geval is 80% eindheffing verschuldigd over de overschrijding. Lees hier meer over in ons nieuwsbericht over eindheffing in de WKR.

Gevolgen van de uitspraak van de Hoge Raad

Nu de Hoge Raad heeft besloten dat het beleid van de werkgever niet specifiek gericht hoeft te zijn op de gezondheid gerelateerd aan arbeid, is de vraag of de wet wordt aangepast. Hierdoor kunnen bijvoorbeeld gezonde lunches in de toekomst belastingvrij worden verstrekt.

Maaltijden

Voor maaltijden die niet vallen onder het arbobeleid gelden wéér andere regels. Voor maaltijden met een zakelijk karakter – bijvoorbeeld lunch of diner met een klant of een maaltijd op kantoor tussen 17.00 uur en 20.00 uur omdat de werknemer niet thuis kan eten door het werk – geldt een gerichte vrijstelling. Deze maaltijden zijn niet belast.

Voor andere maaltijden op kantoor moet de werkgever € 3,90 per maaltijd bij het loon van de werknemer optellen. Bijvoorbeeld bij een “normale” al dan niet gezamenlijke gratis lunch op kantoor. Dit geldt ook voor maaltijden tijdens bedrijfsevenementen/feestjes die op de locatie van de werkgever plaatsvinden. Ook dit bedrag kan de werkgever in de vrije ruimte onderbrengen om belastingheffing bij de werknemer te voorkomen.

Vragen over maaltijden, lunches of andere vergoedingen en verstrekkingen?

Neem dan gerust contact met onze loonheffingenspecialisten/global mobility specialisten op. Wij helpen je graag verder!

Fabiënne Hol-van Goethem | +31 (0)40 240 9464 | fhol@joanknecht.nl

Yvette Tillmanns | +31 (0)40 240 9572| ytillmanns@joanknecht.nl