Waarom data de basis is voor procesoptimalisatie

20 januari 2023

De overgang naar datagedreven werken vraagt veel van een organisatie, zowel van management als financial experts. Het toepassen van data science en machine learning klinkt vaak als een grote uitdaging. Een eerste stap in het proces is het ontwikkelen van overzichtelijke en aantrekkelijke dashboards door middel van laagdrempelige business intelligence software. Met de tools die momenteel voorhanden zijn, is het in een zeer korte tijd mogelijk om jezelf en jouw organisatie, te overtuigen van de kracht van je eigen data.

Waarde

Procesoptimalisatie gaat over het aanpassen van bedrijfsprocessen om minder kosten en meer efficiency te realiseren. Dit kan een financieel voordeel opleveren en zo leiden tot een concurrentievoordeel.  Met business intelligence software kunnen snel en gemakkelijk big data inzichtelijk worden gemaakt in dynamische dashboards en rapportages. Visualisaties leiden dan tot inzicht in de processen en prestaties van een organisatie. Dit kan worden gebruikt om patronen te ontdekken en resultaten te voorspellen. Bovendien kunnen organisaties zo sneller signaleren waar de bottlenecks zijn of juist waar  het goed gaat. Dit zorgt ervoor dat tijdig ingespeeld kan worden om veranderingen door te voeren en winstgevendheid te verbeteren. Bovendien kun je jouw medewerkers meer op waardetoevoegende taken inzetten als administratieve repeterende taken geautomatiseerd worden. Zo zullen je medewerkers ook langer gemotiveerd zijn een bijdrage te leveren aan de organisatie.

Procesoptimalisatie: een stappenplan

Processen weergeven in overzichtelijke dashboards en rapportages klinkt mooi, maar welke stappen moet jouw organisatie zetten om dit te realiseren?

1. Identificatie processen
   Ten eerste is het belangrijk om goed na te denken over welke informatie relevant kan zijn in je organisatie en welke doelen je organisatie heeft. Voor procesoptimalisatie kan het bovendien handig zijn na te denken over welke processen mogelijk inefficiënt zijn en zodanig belangrijk voor de organisatie dat het verbeteren een significant effect heeft op de winst van de organisatie.
2. Data-inventarisatie
   Vervolgens is het belangrijk om te inventariseren welke data daarvoor nodig zijn en of de data daadwerkelijk aanwezig zijn. Hierbij is het van belang te letten op de betrouwbaarheid en volledigheid van de data. De volgende stap betreft het ontsluitingsproces. Een van de vele voordelen van BI tools is dat data uit verschillende bronnen (Exact Online, Excel, rekeningen) kunnen worden geïmporteerd en samengebracht in dashboards. Als laatste speelt validatie een rol. De vraag is dan of de uitkomsten kloppen.
3. Procesbeschrijving
   Parallel aan data-inventarisatie is het belangrijk om overzicht te hebben hoe een bepaald proces loopt. Een flowchartmethode als Value Stream Map geeft weer wat de belangrijkste stappen zijn van het proces.
4. Analyse
   Op basis van data worden visualisaties gebouwd in dashboardingtools. Afhankelijk van branche en werkzaamheden kunnen bepaalde kritieke prestatie-indicatoren (KPI’s) worden weergegeven. In het geval van supplychain kan bijvoorbeeld een logistiek dashboard worden gemaakt waarin signalen en verbanden kunnen worden weergegeven zoals het te laat arriveren op bestemming. In het geval van verkoop kan juist worden gedacht aan het aantal transacties en retours. Verder kan ook een managementdashboard worden opgesteld om inzicht te krijgen in de prestatie van de verschillende medewerkers in een organisatie. In alle gevallen gaat het hier om het identificeren van knelpunten/stappen waar besparingen kunnen worden gedaan of waar repetitieve werkzaamheden leiden tot inefficiëntie.
5. Optimalisatie
   Zodra de knelpunten bekend zijn, kunnen processen worden verbeterd. Afhankelijk van het proces kan optimaliseren plaatsvinden op verschillende manieren. Een efficiënte tool hierbij is automatisering waarbij repetitieve, handmatige acties in het proces worden geautomatiseerd door middel van Robotic Process Automation (RPA). Belangrijk hierbij is dat optimaliseren een proces is waaraan continu aandacht moet worden besteed.
6. Monitoring
   Optimalisatie is dus een continu proces. Verbeteringen dienen te worden geanalyseerd op basis waarvan kan worden bijgestuurd. Het is voor dashboards dan ook belangrijk om realtimevisualisaties te bevatten. Zo kun je de effecten van verbeteringen beter bijhouden en beslissingen nemen op basis van reële inzichten.

Dynamisch, automatisch en interactief

Een belangrijk voordeel van BI tools is dat dashboards automatisch kunnen worden bijgewerkt als meer data beschikbaar zijn of toegevoegd worden. Dit is ook het geval bij aanpassingen. Het verhaal van je data wordt verteld door interactieve visualisaties die gefilterd kunnen worden op medewerker-, leverancier-, klant- en productniveau. In welke branche je organisatie ook actief is, dashboarding helpt je bedrijfsprocessen weer te geven en te analyseren om ze vervolgens te kunnen optimaliseren.

Laagdrempelig

Door slimme technologie zijn BI tools als Power BI heel eenvoudig in gebruik. Het toepassen van filters en stellen van vragen zijn gemakkelijk geregeld. Voor het inrichten van een rapportage of dashboard zijn expertise en kennis nodig. Echter, dashboards zijn eenvoudig in gebruik waarbij bijvoorbeeld met één klik relevante data gefilterd kunnen worden. Hierdoor zijn dashboards uitermate geschikt voor gebruik door verschillende afdelingen binnen een organisatie.

Expertise

Binnen Joanknecht werken we op het snijvlak van finance & IT en maken wij uitgebreide rapportages bestaande uit meerdere dashboards waarbij data uit verschillende bronnen ontsloten en samengevoegd worden. Via een automatische API-verbinding worden dashboards bijgewerkt en aangepast.

Wij zorgen voor meer inzicht in de financiële positie van jouw organisatie en passen procesoptimalisatie toe om je organisatie toekomstbestendig te maken. Ons Integrated Finance team staat voor je klaar om aan je informatiebehoefte te voldoen en je processen te optimaliseren

Deze blog is geschreven door

Hayarpi Tamrazyan