Bedragen aan derden uitbetaald? Voorkom boetes!

16 januari 2026

Voor wie geldt de verplichte UBD melding?

De UBD melding is verplicht voor administratieplichtigen. Dat zijn inhoudingsplichtigen (organisaties die een aangifte loonheffingen moeten doen) en collectieve beheersorganisaties (organisaties die vergoedingen incasseren voor het gebruik van werken met auteursrechtelijke bescherming). Deze organisaties zijn verplicht om een UBD melding te doen. In sommige gevallen moeten ook niet inhoudingsplichtigen, bijvoorbeeld verenigingen of particulieren, een UBD melding te doen. Niet inhoudingsplichtigen zijn ook verplicht om een UBD melding te doen als zij daarvoor een uitnodiging ontvangen van de Belastingdienst. Als zij geen uitnodiging ontvangen zijn zij dit niet verplicht.

Geldt de verplichte UBD melding voor jou als ondernemer?

Dien jij als ondernemer aangifte loonheffingen in en heb je als ondernemer bedragen betaald aan natuurlijke personen anders dan werknemers? Dus bijvoorbeeld zzp’ers, die factureren zonder btw of geen facturen sturen. Dan geldt de meldingsplicht. De meldingsplicht is niet van toepassing op werkzaamheden:

• die zijn verricht als artiest, beroepssporter of als lid van een buitenlands gezelschap als bedoeld in de Wet op de loonbelasting;
• als vrijwilliger (voor zover binnen het onbelaste maximum);
• waarvoor een factuur is uitgereikt en geen btw vermeld staat omdat de prestaties niet in Nederland belast zijn, het 0%-tarief van toepassing is of de btw verlegd is;
• en tot slot voor betalingen aan erfgerechtigden tot de inkomsten uit een auteursrecht.

LET OP: Betalingen die worden verricht aan natuurlijke personen die onder de kleine ondernemingsregeling (KOR) vallen of uitsluitend vrijgestelde prestaties verrichten moeten wel worden gemeld!

Wat moet precies gemeld worden aan de Belastingdienst?

Bij UBD meldingen moeten per persoon de volgende gegevens worden aangeleverd:

• het bedrag dat is uitbetaald (per uitbetaling of het totaalbedrag), hieronder vallen ook kostenvergoedingen die zijn uitbetaald. Ook beloningen in natura tellen mee en worden gesteld op waarde economisch verkeer;
• de datum waarop de uitbetaling is verricht;
• naam, adres, geboortedatum en BSN (BSN dient enkel voor administratieplichtigen te worden aangeleverd) van de natuurlijke persoon aan wie de uitbetaling is verricht.

Wanneer het BSN niet beschikbaar is kan een zgn. test-BSN worden ingevuld. Dit kan overigens wel voor vragen zorgen bij de verwerking van het formulier door de Belastingdienst.

Deadline en wijze UBD melding

De gegevens over het voorgaande boekjaar moeten uiterlijk op 31 januari van het lopende boekjaar worden verstrekt. Dit betekent dat voor het boekjaar 2025 uiterlijk vóór 1 februari 2026 aan de meldingsplicht moet zijn voldaan. Bij de melding over 2025gaat het over betalingen die gedaan zijn in 2025.

De gegevens moeten digitaal worden aangeleverd via het gegevensportaal van de Belastingdienst (hiervoor is een account nodig) of via Digipoort (hiervoor is specifieke software nodig). Er geldt een webformulier, waarin de gegevens kunnen worden ingevuld. Voor 2026 geldt dat bedragen die betrekking hebben op het kalenderjaar 2026 (dus betaald in 2026) ook gedurende het jaar aangeleverd kunnen worden.

Wat gebeurt er als je niet aan de meldingsplicht voldoet?

Wanneer de gegevens niet, onjuist, of onvolledig worden aangeleverd bij de Belastingdienst kan een geldboete worden opgelegd. Bij het opzettelijk niet, onjuist of onvolledig aanleveren van de gegevens kunnen de straffen hoger uitvallen. Het is daarom belangrijk om de gegevens tijdig, juist en volledig aan te leveren. Zorg er daarom voor dat tijdig een account geregeld is op het gegevensportaal van de Belastingdienst.

Heb je vragen?

Voor vragen of meer informatie over UBD meldingen en aanverwante zaken kun je contact opnemen met je klantadviseur of met een van onze loonbelastingspecialisten:

Fabiënne Hol-van Goethem | +31 (0)40 240 9464 | fhol@joanknecht.nl

Guy den Dekker | + 31 40 240 95 72 | gddekker@joanknecht.nl