Waarom is nu het moment om naar de vrije ruimte binnen de WKR te kijken?

17 oktober 2025

Waarom is nu het moment om naar de vrije ruimte binnen de WKR te kijken?

17 oktober 2025

Het einde van het jaar is weer in zicht en dat betekent dat wij graag de werkkostenregeling (WKR) bij je onder de aandacht willen brengen. Het is belangrijk om de vrije ruimte binnen de WKR gedurende het kalenderjaar te monitoren om na te gaan of optimalisatie mogelijk is en of de vrije ruimte niet overschreden wordt. In dit nieuwsbericht lichten wij toe hoe je deze vrije ruimte kunt benutten en de 80%-eindheffing kunt voorkomen.

Indien de vrije ruimte overschreden wordt, is namelijk een 80%-eindheffing verschuldigd. De vrije ruimte bedraagt in 2025 2% over de eerste € 400.000 van de fiscale loonsom en 1,18% over het meerdere (boven de € 400.000). Wellicht kun je door middel van de vrije ruimte vergoedingen en/of verstrekkingen optimaliseren in dit kalenderjaar.

Meest voorkomende vergoedingen en verstrekkingen

De volgende vergoedingen of verstrekkingen zien we geregeld terugkomen. Daarom benadrukken we deze graag nog eens extra.

Extraterritoriale kosten (ET-kosten)
Als je werknemers hebt die tijdelijk naar het buitenland of naar Nederland worden uitgezonden om te werken, mogen bepaalde extra kosten worden vergoed. Om het voor de werkgever makkelijker te maken, kan hiervoor de expatregeling (nu nog: 30%-regeling) worden aangevraagd. Met de expatregeling mag tot 30% van het loon belastingvrij worden uitgekeerd aan de werknemer.
Onbelaste (geld)bonus
Deze is gemaximeerd tot € 2.400 per medewerker. De (geld)bonus kan onbelast verstrekt worden, door deze ten laste van de vrije ruimte binnen de WKR te brengen. Als de vrije ruimte daardoor wordt overschreden, is 80%-eindheffing over het meerdere verschuldigd.
Onbelaste (on)kostenvergoeding/internetvergoeding
Indien de (on)kostenvergoeding/internetvergoeding niet is onderbouwd of gespecificeerd, valt deze geheel in de vrije ruimte. Als de vrije ruimte daardoor wordt overschreden, is 80%-eindheffing over het meerdere verschuldigd.
Het kerstpakket
Het verstrekken van een kerstpakket valt binnen de vrije ruimte. Als de vrije ruimte daardoor wordt overschreden, is 80%-eindheffing over het meerdere verschuldigd.
Het personeelsfeest
- Personeelsfeest op de werkplek. De plek waarvoor jij als werkgever arboverantwoordelijk bent:
  Indien een personeelsfeest op de werkplek wordt georganiseerd, vallen de consumpties, niet zijnde maaltijden, onder een nihilwaardering. De consumpties mogen op nihil worden gewaardeerd en komen hierdoor niet ten laste van de vrije ruimte.
  Let op: als er maaltijden worden geserveerd, dan geldt dat per maaltijd die wordt verstrekt tijdens een personeelsfeest op de werkplek een normbedrag van € 3,95 (2025) wordt gerekend (ongeacht de werkelijke kosten van de maaltijd). Dit bedrag is belast loon van de werknemer, maar kan ten laste van de vrije ruimte worden gebracht. Eventuele kosten (inclusief de btw) van entertainment worden als belast loon gekwalificeerd en kunnen ten laste van de vrije ruimte worden gebracht.
- Personeelsfeest op een externe locatie (overwegend feestelijk, geen/nauwelijks “inhoudelijk zakelijk” programma):
  Indien een personeelsfeest op een externe locatie wordt georganiseerd, zijn de totale kosten inclusief btw (geen onderscheid tussen consumpties en maaltijden; ook eventueel entertainment dient te worden meegenomen) belast loon voor de werknemer. Jij als werkgever kunt ervoor kiezen deze kosten ten laste van de vrije ruimte te brengen. Zolang de vrije ruimte niet wordt overschreden, is geen eindheffing verschuldigd voor het personeelsfeest op een externe locatie.

Voorkomen 80%-eindheffing

Het is aan te raden om gedurende het jaar op regelmatige basis de vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen te controleren. Zo heb je inzicht in de nog beschikbare vrije ruimte, kun je voorkomen dat bepaalde zaken ten onrechte ten laste komen van de vrije ruimte, en voorkom je onnodige eindheffing. Wij kunnen je helpen met een tool die inzicht geeft in de nog beschikbare vrije ruimte. Wil je meer informatie over deze tool, neem dan contact met ons op.

Ben je loonadministratieklant bij Joanknecht?

Dan willen wij je erop attenderen dat het binnen loket.nl mogelijk is om vergoedingen en verstrekkingen op te nemen, zodat de (beschikbare) vrije ruimte overzichtelijk wordt weergegeven gedurende het kalenderjaar.

Tevens willen wij je erop wijzen dat het mogelijk is de totale vrije ruimte op te vragen bij een van de salarisadviseurs of via loket.nl. Wellicht kan dit jou helpen bij de berekening van de beschikbare vrije ruimte voor 2025. Uiteraard kunnen wij je hierbij ook helpen.

Contact

Heb je naar aanleiding dit artikel nog vragen over de vrije ruimte binnen de WKR of wil je graag aanvullende informatie over wat Joanknecht voor jou kan betekenen? Neem dan contact op met een van onze loonbelastingspecialisten:

Fabiënne Hol-van Goethem | +31 (0)40 240 9464 | fhol@joanknecht.nl

Guy den Dekker | +31 (0)40 240 95 72 | gddekker@joanknecht.nl