Verandermanagement is meer dan het doorlopen van enkele stappen
Verandermanagement is meer dan het doorlopen van enkele stappen
15 december 2022
Door diverse ontwikkelingen nam de turbulentie in de bedrijfsomgeving van organisaties de afgelopen jaren in vrijwel alle sectoren flink toe. En dit zal de komende jaren alleen verder toenemen. Het dwingt diezelfde organisaties steeds weer te veranderen. Invoering en ontwikkeling van IT tools zijn hiervan een goed voorbeeld. Voor het succes van dergelijke veranderingen is een uitgewerkt stappenplan altijd de eerste stap. Maar goed management is van minstens even groot belang. Verandermanagement is immers veel meer dan het doorlopen van enkele stappen.
Stappenplan als basis voor verandermanagement
Iedere verandering binnen een organisatie – groot of klein – kan niet zonder een doordacht en gedegen stappenplan. Eenvoudigweg om structuur te bieden in een veranderende omgeving. En om de verandering te doen slagen. Effectief verandermanagement vergroot de kans op het behalen van projectdoelstellingen. Bij slechte toepassing van verandermanagement worden slechts van 15% van projecten de doelen gerealiseerd, terwijl dit bij goed verandermanagement 77% is. Er bestaan goede, traditionele stappenplannen die de organisatie verder kunnen brengen. Het Kotters 8-stappenplan is daar een goed en vaak gebruikt voorbeeld van. Deze aanpak gaat uit van de volgende stadia:
- Besef van de urgentie.
- De leidende coalitie vormen.
- Visie en strategie ontwikkelen.
- Communiceer en creëer zekerheid.
- Creëer de juiste randvoorwaarden: empower action.
- Creëer korte termijn successen.
- Meer verandering tot stand brengen.
- Borgen: de plakfactor.
In beeld brengen
Een methode zoals hierboven beschreven is zeker van toegevoegde waarde. Het kan bijvoorbeeld de veranderingen ontleden en in beeld brengen. Maar het kan ook laten zien dat veranderingen niet per definitie radicaal hoeven te zijn. Vaak worden veranderingen in organisaties gelijk gesteld aan complete reorganisaties. Die angst zorgt in veel gevallen voor onrust. En dat is niet terecht want veel vaker gaat het over incrementele aanpassingen. Met een goed stappenplan, kan de verandering in de juiste proporties worden voorgesteld en kunnen de juiste dynamische vaardigheden worden ingezet.
Betrek je mensen vroegtijdig bij verandermanagement
Om terug te komen op de implementatie van nieuwe IT tools: ook dat gaat vaak met incrementele stappen. Het start bijvoorbeeld met het in kleine stapjes optimaliseren van het proces van managementrapportage. Zo kun je je mensen mee krijgen en op efficiënte wijze een goed en passend eindresultaat krijgen. Neem bijvoorbeeld de robotisering van processen. Voor medewerkers betekent dat een nieuwe manier van werken én denken. Wil je starten met robotisering, neem je mensen dan vroeg in het veranderproces mee. Als je mensen vanaf de initiatie van een project meeneemt in de verandering, is de kans dat de projectdoelstellingen slagen groter dan wanneer je ze pas later meeneemt tijdens bijvoorbeeld de implementatie, respectievelijk 51% vs. 33%. En laat ze ook meebeslissen over welke processen kunnen worden gerobotiseerd. Zo’n open en transparante houding zorgt voor draagvlak en vertrouwen in de nieuwe werkwijze. Nog belangrijker: je medewerkers worden zelf ook enthousiast! En dat is een essentiële voorwaarde voor het succesvol omarmen van robotsoftware en andere nieuwe technologieën en IT tools.
De kracht van de verandermanager
De kracht schuilt dus ook (en vooral) in het goed managen van de verandering en de verwachtingen. Op die manier beperk je de risico’s op het mislukken van de verandering en houd je de kosten onder controle. Daarnaast draagt goed verandermanagement ontegenzeggelijk bij aan het onttrekken en creëren van maximale waarde bij veranderprojecten. Naast het volgen van een juist stappenplan zul je dus ook de organisatie van het veranderingsproces op de juiste manier moeten inrichten. Een goede verandermanager kan u hierbij helpen vanuit een adviserende, initiërende, ondersteunende of managementrol. Onze afdeling Integrated Finance heeft specialisten in dienst die deze rol uitstekend op zich kunnen nemen. De eerste stap op weg naar veranderingen is dus de stap naar Joanknecht als opmaat naar een succesvol proces.
Bron: Prosci 2018 Benchmarking Data
