Optimaliseer bedrijfsprocessen met process mining: data als gids naar efficiëntie 

26 september 2023

Process mining: zet data om in bruikbare informatie

Vrijwel alle systemen die worden gebruikt in een organisatie slaan event logs op. Event logs zijn korte rapporten waarin alle geautomatiseerde en manuele handelingen worden bijgehouden. Een voorbeeld hiervan kan het aanmaken van een nieuw contact in een CRM-systeem zijn. Elke actie binnen een systeem wordt onthouden als een soort digitale vingerafdruk. Deze vingerafdrukken blijven altijd bestaan. Het is echter moeilijk om door de bomen het bos te zien, door die ontelbare vingerafdrukken die per dag worden aangemaakt.

Met process mining worden deze event logs gebruikt om het gehele proces te visualiseren door middel van een software. De software combineert duizenden event logs om vervolgens overzichtelijk in kaart te brengen hoe het proces er precies uit ziet.

Ga voor objectieve besluitvorming met process mining

Process mining laat dus zien hoe het huidige proces eruit ziet. In veel gevallen ziet het daadwerkelijke proces er namelijk anders uit dan medewerkers denken dat het eruit ziet of hoe het happy path, het ideale proces, eruit zou moeten zien. Process mining is daarbij een methode waarbij er objectieve data verkregen wordt over processen, zonder daarbij aannames te hoeven maken, wat momenteel nog vaak gedaan wordt binnen organisaties.

Uiteindelijk wil een organisatie zijn processen optimaliseren en stappen zetten richting dat happy path, ook wel het meest ideale proces. Je zit op het happy path als alles gaat zoals het zou moeten gaan, als het gedaan wordt door de juiste persoon en als het gedaan wordt wanneer het gedaan moet worden.

Het happy path kan met deze methode ook in kaart gebracht worden. Hierdoor wordt al snel duidelijk waar de afwijkingen liggen binnen het huidige proces. De afwijkingen kunnen zijn in termen van tijd, het resultaat of de volgorde van acties. Process mining geeft altijd een betrouwbaar inzicht, waarmee bestaande processen aangepast kunnen worden om op het happy path te komen of waarmee geheel nieuwe processen gecreëerd kunnen worden.

Maak van process mining een succes

Hoe maak je van process mining een succes? Hiervoor is voldoende kennis van zowel de bedrijfsprocessen als de IT-systemen nodig. Het haalt gelukkig ook kansen naar voren. De uitdaging ligt bij het benutten van deze kansen. We beschikken over IT-auditors met veel ervaring die ondersteunen bij beide kanten van process mining. Wij beschikken over de software om je processen visueel inzichtelijk te maken en helpen met een strategie om de kansen die process mining biedt te verzilveren.

Ben jij als organisatie open-minded richting het continue zoeken naar vooruitstrevende technologieën? Onze collega’s van Integrated Finance & IT-Services helpen je hier graag bij.

Deze blog is geschreven door Quinten Kolvenbach en Lucas Vousten van Joanknecht en Edwin Provoost van Future WorkForce.