Aftrek van btw: dit moet je weten

21 maart 2024

Wanneer is de btw aftrekbaar?

De btw op gemaakte kosten kan in aftrek worden gebracht, als de ingekochte goederen en diensten worden gebruikt voor activiteiten die belast zijn met btw. Worden ingekochte goederen en diensten gebruikt voor activiteiten die niet belast zijn met btw, dan is de btw niet aftrekbaar.

Wanneer pas je  de pro rata methode toe?

Heeft je onderneming zowel btw-belaste activiteiten als activiteiten die vrijgesteld zijn van btw? Dan moet je per kostenpost beoordelen of de kosten worden gemaakt voor de belaste activiteiten (de btw is in dat geval wel aftrekbaar) of voor de vrijgestelde activiteiten (de btw is in dat geval niet aftrekbaar). De btw op kosten die zowel voor de belaste als voor de vrijgestelde activiteiten worden gemaakt (algemene kosten), is gedeeltelijk aftrekbaar op basis van de pro rata methode. Voorbeelden van algemene kosten zijn kosten voor het opstellen van de jaarrekening of de btw-aangifte.

De pro rata methode werkt als volgt: de btw op algemene kosten is aftrekbaar, in de verhouding van de belaste omzet ten opzichte van de totale omzet in een jaar.

Vrijgestelde activiteiten die in de praktijk veel voorkomen zijn de verhuur van woningen en het verstrekken van leningen. Bij de laatste categorie is het afhankelijk van de situatie of dit leidt tot een pro rata.

Let op! Naast een pro rata kan onder bepaalde omstandigheden ook sprake zijn van een pre pro rata.

Horecabestedingen

De btw op eten en drinken dat in een horecagelegenheid wordt genuttigd door je personeel, een zakenrelatie of door jou als ondernemer is niet aftrekbaar. Ook niet als sprake is van een zakelijk etentje.

Giften, personeelsvoorzieningen en relatiegeschenken

Op kosten voor bijvoorbeeld kerspakketten, personeelsuitjes en relatiegeschenken is het ‘Besluit uitsluiting aftrek omzetbelasting’ (BUA) van toepassing.

Op basis van het BUA is de btw op uitgaven voor giften, personeelsvoorzieningen (waaronder begrepen eten en drinken in bijvoorbeeld de bedrijfskantine) en relatiegeschenken in principe niet aftrekbaar. Alleen als het totaalbedrag aan BUA-verstrekkingen per werknemer of relatie minder bedraagt dan € 227 (exclusief btw), is de btw op de gemaakte kosten wel aftrekbaar. Om vast te stellen of de drempel van € 227 is overschreden, moet jaarlijks een BUA-berekening worden opgesteld. Onze btw-adviseurs kunnen je hiermee helpen.

Let op! De btw op horeca-uitgaven is niet aftrekbaar en wordt daarom ook niet meegenomen in de BUA-berekening.

Declaraties van personeel

Soms komt het voor dat een werknemer zakelijke kosten voorschiet en deze op een later moment declareert bij jou als werkgever. Kun je in dat geval de btw in aftrek brengen? Dit kan alleen als je kunt onderbouwen dat je onderneming de afnemer is van de ingekochte goederen of diensten, bijvoorbeeld doordat een factuur is uitgereikt op naam van de onderneming. Kun je dit niet of onvoldoende onderbouwen, dan heb je geen recht op aftrek van btw.

Steekproeven door de Belastingdienst

Bij controles maakt de Belastingdienst vaak gebruik van steekproeven. Als bij een steekproef een (kleine) fout geconstateerd wordt, dan kan dit ertoe leiden dat de Belastingdienst niet alleen de betreffende fout corrigeert, maar tot hogere correcties overgaat omdat zij ervan uitgaat dat dergelijke fouten vaker zijn voorgekomen.

Wil je zeker weten dat je recht hebt op btw aftrek? Of dat je niks misloopt?

We helpen je graag met het in kaart brengen van jouw btw-verplichtingen via bijvoorbeeld een btw-scan. Daarnaast verzorgen wij op maat gemaakte btw-cursussen voor jouw administratieve team. Zo minimaliseer je de btw-risico’s voor jouw onderneming. Vraag het een van onze btw-adviseurs:

Rianne van den Dungen | rvddungen@joanknecht.nl | +31 (0)40 240 94 51

Merlin van Son | mvson@joanknecht.nl | +31 (0)40 240 94 77