Zo automatiseer je naar meer efficiency en werknemersgeluk
Zo automatiseer je naar meer efficiency en werknemersgeluk
1 juni 2023
Automatisering biedt ons veel gemak en bespaart tijd. Denk alleen al aan e-mail. De tijd dat we facturen per post lieten bezorgen, lijkt intussen zo ongeveer de prehistorie. Toch betekent die ontwikkeling niet dat we niet nóg effectiever met onze tijd om kunnen gaan. Automatiseren kan namelijk echt nog een stap verder gaan om repeterende taken over te nemen. Waar dat toe leidt? In ieder geval tot meer efficiëntie en werknemersgeluk.
Bespaar tijd en geld
“Maar we werken toch al heel efficiënt?”, denk je misschien. Ja en nee. Om maar even terug te keren naar die factuur per e-mail: die nota moet wel worden verwerkt in de administratie. Dat betekent extra handelingen. Dat doe je meerdere keren per dag. Niet alleen voor facturen, ook voor andere informatie. Als je alles bij elkaar optelt, ben je op jaarbasis heel wat tijd kwijt aan dit soort repeterende handelingen. Automatisering kan hier helpen door data uit e-mail te halen en over te nemen in IT-systemen. De tijd die jij daarmee bespaart, kun je gebruiken voor inhoudelijk relevant werk. Maar buiten dat: het bespaart je geld en het voorkomt fouten!
Repetitief werk leidt tot fouten
Even naar die foutpreventie: ieder mens maakt fouten en dat gebeurt vooral bij repetitieve taken. Dit is immers eenvoudig werk en juist de ervaring van medewerkers leidt vaak tot minder controle. “Het zal wel goed zijn.” Of: “We hebben dit al zo vaak gedaan.” Helaas blijkt de praktijk weerbarstiger. Geautomatiseerde processen leiden tot veel minder fouten. Bovendien maken ze je minder afhankelijk van collega’s en zorgen ze voor overzicht en duidelijkheid. Handig wanneer één van de collega’s een bepaalde manuele stap moet doen en hij of zij is verhinderd. Andere collega’s kunnen de taken dan eenvoudig overnemen.
Minder kosten, meer werknemersgeluk
Maar wist je dat automatisering ook leidt tot meer werknemersgeluk? Dat klinkt misschien als een contradictie, maar het is echt zo! Veel werknemers geven aan dat ze stress en hoge werkdruk ervaren en zich minder relevant voelen bij routinematige taken. Welnu, als die klussen automatisch gaan, kunnen jouw mensen aan de slag met werk dat ze echt belangrijk maakt voor de organisatie. Dit leidt (bewezen) tot meer tevredenheid bij je medewerkers. En dat is in deze tijd van schaarste op de arbeidsmarkt een groot goed toch? Ook zorgt automatisering voor een hogere productiviteit en een efficiënter gebruik van middelen. Terwijl software de routinematige taken zonder pauze uitvoert, zijn je medewerkers bezig met taken die waarde toevoegen. Kijkend naar financiële processen verkort je de doorlooptijden van betalingen en verminder je de risico’s op het gebied van compliance. Daarnaast biedt automatisering een beter en sneller overzicht in rapportageprocessen. Als je dan ook de papieren communicatie kunt digitaliseren, bespaar je ook nog eens op operationele kosten.
Kosten handmatige invoer: 24 euro per factuur
Heel veel voordelen derhalve. Zeker als je bedenkt dat automatisering op verschillende terreinen binnen een organisatie is toe te passen. Financiële processen zijn, zoals al aangegeven, uitermate geschikt. Deze bevatten namelijk veel repetitieve handelingen. Neem de factuurverwerking; bedrijven zijn heel veel tijd kwijt met de verwerking van inkoopfacturen. Volgens onderzoek kost zo’n handmatige invoer tot wel 24 euro! Dan hebben we het over het ontvangen, boeken, controleren, communiceren en administratief afhandelen. Functionaliteiten zoals een scanservice in Exact Online en AFAS doen dit volledig geautomatiseerd. Tel uit je winst! Maar je kunt de administratie ook digitaliseren met workflows. Hierbij worden facturen automatisch doorgestuurd voor onder meer controle en kun je digitaal communiceren met je collega’s om aan te geven dat de controles goed zijn gegaan.
Veel vragen, wij hebben antwoorden
Da’s allemaal prachtig, denk je misschien. Maar hoe pak ik dit aan? Wat heb ik ervoor nodig? Hoe krijg ik in beeld welke processen mij nu veel geld kosten terwijl ze eenvoudig te automatiseren zijn? Welke softwarepakketten of workflows heb ik daarvoor nodig? Herkenbare vragen die menig mkb’er zich zal stellen. Wellicht kunnen wij je helpen bij het vinden van de antwoorden. Integrated Finance heeft namelijk de nodige expertise in huis op het gebied van IT, finance en compliance. We denken dus graag mee om de oplossing te vinden die het beste past bij jóuw bedrijfsprocessen en bedrijfscultuur. Zo helpen we je om op een efficiënte manier kosten te besparen en tegelijkertijd werknemersgeluk te verhogen! Klinkt dat niet goed?
