Data–analyse voor meer inzicht in uw organisatie

28 oktober 2024

Wat is data-analyse?

Data-analyse betreft het bekijken van grote hoeveelheden data om trends inzichtelijk te maken en vraagstukken te beantwoorden. Deze vragen zijn zeer breed georiënteerd, van procesoptimalisatie en interne beheersing tot strategische beslissingen over product-marktcombinaties. Data-analyse biedt ons de mogelijkheid een objectief beeld te vormen van onder andere processen op basis van data. Op papier staat hoe een proces verloopt en in het hoofd van medewerkers zit dit zo, maar hoe verloopt het proces in de praktijk?

Voorbeelden van vraagstukken

Met behulp van data-analyse zijn uiteenlopende vragen te beantwoorden. Denk aan:

• Loopt mijn inkoopproces in de praktijk zoals het op papier staat? Zijn er aanknopingspunten voor de interne beheersing te vinden?
• Wat is de realisatie op verschillende KPI’s voor mijn onderneming?
• Kun je op basis van data de three-way match* vaststellen die er volgens de procesbeschrijving zou zijn?
• Wat zijn vaak verkochte producten, in welke combinaties worden ze verkocht en hoe is het met de marge op die producten gesteld?

*Three-way match: de afstemming tussen de drie belangrijkste momenten in het inkoopproces: de bestelling, de levering en de factuur.

Data-analyse: vertrekpunt

Het startpunt is de vraag die je wilt beantwoorden. Wat wil je weten? Hoe duidelijker dit is, hoe effectiever je de data-analyse kunt opzetten.

Voorwaarden: wat heb je nodig om een data-analyse te kunnen uitvoeren?

Ten eerste is de kwaliteit van data essentieel. De primaire input van gegevens dient juist, tijdig en volledig te gebeuren. Worden gegevens op de juiste plek en de juiste manier vastgelegd? Ten tweede moet de data goed uit het systeem te halen zijn. Dit systeem hoeft geen ERP-systeem te zijn. Ook het koppelen van datasets is mogelijk, mits er een uniek gegeven (sleutel) is in elke dataregel dat terugkomt in elke dataset.

Data-analyse voor meer inzicht in uw organisatie en processen

Met data-analyse kun je meer, verbeterd en diepgaand inzicht in je organisatie en processen realiseren. Zo helpt data-analyse u betere tactische en strategische beslissingen te maken. Denk aan assortimentskeuzes (schrappen van een artikel met zeer slechte marge of juist de combinatie zoeken met een artikel met goede marge) en keuzes m.b.t. effectiviteit van processen (overwegingen om processen uit te besteden). Het is mogelijk iets tot op de eurocent nauwkeurig uit te zoeken. Bovendien heeft data-analyse toegevoegde waarde als interne controlemiddel. Het geeft u grip op uw organisatie.

Voorbeeld: we maken data uit het inkoopproces inzichtelijk in een dashboard en analyseren de resultaten van de three-way match. Zijn er leveranciers waarbij altijd verschillen ontstaan? Of bepaalde producten waar zich verschillen voordoen? Hier kun je vervolgens concrete acties aan verbinden. In elk proces, van verkoop tot betalingen, van personeel tot voorraadbeheer, is meer inzicht mogelijk. Het op basis van data real-time visualiseren van interne beheersmaatregelen is tevens mogelijk, dit noemt men continuous monitoring.

Data-analyse in de jaarrekeningcontrole

Met behulp van data-analyse zijn we in staat slimmer te controleren. In het kader van de jaarrekeningcontrole maken we graag zoveel mogelijk gebruik van de beschikbare data in een organisatie. Zo kunnen we de controle niet alleen efficiënter en effectiever insteken, ook kunnen we de toegevoegde waarde van de controle vergroten door onze natuurlijke adviesfunctie meer diepgang te geven.

Hoe werkt dit? Ter ondersteuning en/of vervanging van lijncontroles en steekproeven zetten we data-analyse in. Voorbeelden:

• In het inkoopproces adresseren we bepaalde risico’s. In plaats van een lijncontrole op elke inkoopstroom analyseren we de three-way match van de hele populatie inkopen.
• Voor de controle van de volledigheid van de omzet kunnen we een integrale goederenbeweging opstellen met behulp van data-analyse, inclusief aansluiting met externe bronnen ter verificatie.
• Tijdens de interimcontrole is mogelijke functievermenging vastgesteld in de rechten die medewerkers in het systeem hebben. Met data-analyse controleren we vervolgens of er in de praktijk functievermenging heeft plaatsgevonden door o.b.v. de data acties van gebruikers te analyseren.

Meer informatie

Neem contact op met Jasper van de Rijdt, manager Data Analytics, om de mogelijkheden in uw organisatie te bekijken. We kijken ernaar uit met u om tafel te gaan en vragen te definiëren waarop u antwoord wilt. Op basis van uw wensen en behoeften zetten wij de analyse op. Bekijk ook onze IT-Assurance pagina voor meer informatie over grip op en inzicht in uw IT-omgeving.