Wanneer moet ik mijn jaarrekening deponeren?

Wanneer moet ik mijn jaarrekening deponeren?

3 december 2021

Elke Nederlandse rechtspersoon (besloten vennootschap, naamloze vennootschap, coöperatie of onderlinge waarborgmaatschappij, alsmede een stichtingen en een vereniging die een onderneming drijft) moet op grond van de wet jaarlijks een jaarrekening deponeren bij de Kamer van Koophandel. Dat klinkt eenvoudig, maar de weg naar dat doel kan soms bochtig zijn. In dit blog zet ik de achtereenvolgens te nemen stappen voor u uiteen.

Opstellen

De directie van een rechtspersoon is verantwoordelijk voor het opstellen van de jaarrekening. Daarbij hoort overigens ook het opstellen van een bestuursverslag (tenzij er sprake is van een kleine of micro-onderneming*).

 

De directie van een naamloze of besloten vennootschap moet de jaarrekening opstellen binnen 5 maanden na afloop van het boekjaar. De coöperatie en de onderlinge waarborgmaatschappij krijgen van de wet een maand langer de tijd om de jaarrekening op te stellen.

 

Als het boekjaar gelijk is aan het kalenderjaar, dan moet de jaarrekening over 2021 van een besloten vennootschap dus uiterlijk op 31 mei 2022 door de directie zijn opgesteld.

 

Uitstel vragen

In bijzondere omstandigheden (een begrip dat door de wet niet nader is ingevuld) kan het voorkomen dat de directie meer tijd nodig heeft om de jaarrekening op te stellen. In dat geval moet de directie toestemming vragen aan de aandeelhoudersvergadering c.q. ledenvergadering. De aandeelhoudersvergadering van een besloten of naamloze vennootschap kan de directie maximaal 5 maanden uitstel verlenen. De ledenvergadering van een coöperatie of een onderlinge waarborgmaatschappij mag de termijn waarbinnen de directie de jaarrekening moet opstellen met maximaal 4 maanden verlengen. Ongeacht de rechtsvorm, is de maximale termijn voor het opstellen van een jaarrekening dus 10 maanden na afloop van het boekjaar.

 

In april 2020 is de Wet Tijdelijke Voorzieningen op het terrein van het Ministerie van Justitie en Veiligheid in verband met de uitbraak van Covid-19 (hierna: de Tijdelijke Wet) in werking getreden. In deze wet is onder meer geregeld dat een besluit tot verlening van de termijn voor het opmaken van de jaarrekening, zoals hierboven beschreven, ook kan worden genomen door het bestuur van de onderneming (in plaats van door de aandeelhoudersvergadering). Deze mogelijkheid blijft bestaan zolang de tijdelijke wet van kracht is; het is op dit moment niet bekend wanneer de wet weer zal worden aangepast c.q. ingetrokken.

 

Als het boekjaar gelijk is aan het kalenderjaar en de aandeelhoudersvergadering maximaal uitstel verleent, dan moet de jaarrekening over 2021 van een rechtspersoon dus uiterlijk op 31 oktober 2022 door de directie zijn opgesteld.

 

Ter inzage leggen

Het bestuur legt de opgestelde jaarrekening (en, indien van toepassing, het bestuursverslag) voor de aandeelhouders en andere vergadergerechtigden ter inzage ten kantore van de vennootschap.

 

 

 

 

 

Controleren

De jaarrekening van middelgrote en grote* ondernemingen moet, nadat deze door de directie is opgesteld, worden gecontroleerd door een accountant. Als een controleplichtige onderneming geen controleopdracht verstrekt aan een accountant, dan kan de jaarrekening niet worden vastgesteld door de aandeelhoudersvergadering. In de wet staat namelijk dat de aandeelhoudersvergadering de jaarrekening pas mag vaststellen, nadat zij kennisgenomen heeft van de controleverklaring van de accountant.

 

Ondertekenen

Alle statutaire bestuurders van de rechtspersoon moeten de jaarrekening ondertekenen. Als de onderneming een raad van commissarissen heeft, moeten ook alle commissarissen een handtekening onder de jaarrekening zetten. Als één van de bestuurders of commissarissen niet bereid of in staat is om de jaarrekening te ondertekenen, moet de reden daarvoor in de jaarrekening worden toegelicht. De wet noemt geen termijn waarbinnen de jaarrekening moet worden ondertekend.

 

Vaststellen

De aandeelhoudersvergadering c.q. de ledenvergadering moet de opgestelde en ondertekende jaarrekening vaststellen. In de wet is niet bepaald wanneer dat precies moet gebeuren. Als er sprake is van een middelgrote of grote * vennootschap, dan kan de jaarrekening pas worden vastgesteld nadat de aandeelhoudersvergadering kennis heeft genomen van de controleverklaring van de accountant.

 

Op grond van de bepalingen van de Tijdelijke Wet, mag het bestuur van de rechtspersoon bepalen dat de algemene vergadering slechts via elektronische weg toegankelijk is voor de vergadergerechtigden.

 

Als de aandeelhoudersvergadering de jaarrekening vaststelt, betekent dat niet automatisch dat de directie decharge wordt verleend voor het gevoerde beleid; daarvoor is een apart besluit noodzakelijk.

 

Publiceren

Het publiceren van de vastgestelde jaarrekening is de verantwoordelijkheid van de directie. Binnen 8 dagen nadat de aandeelhouders- c.q. ledenvergadering de jaarrekening heeft vastgesteld, moet de jaarrekening worden gedeponeerd bij het handelsregister van de Kamer van Koophandel. Daarbij mag de directie van een micro, kleine of middelgrote* rechtspersoon gebruik maken van enkele publicatievrijstellingen. Zo hoeft een kleine* vennootschap bijvoorbeeld alleen een balans (en geen winst- en verliesrekening) te publiceren en hoeft een middelgrote* onderneming het jaarverslag niet bij de Kamer van Koophandel te deponeren.

 

Daarnaast bepaalt de wet dat de directie de jaarrekening onverwijld moet publiceren binnen 2 maanden nadat de wettelijke termijn voor het opstellen van de jaarrekening (5 maanden, eventueel verlengd met maximaal 5 maanden) is verstreken, ook als deze nog niet door de aandeelhouders c.q. leden is vastgesteld. Daarbij moet dan op de jaarrekening worden vermeld dat deze niet is vastgesteld.

 

Ten slotte is in de wet vastgelegd dat de jaarrekening van een rechtspersoon uiterlijk 12 maanden na afloop van het boekjaar moet zijn gedeponeerd.

 

Met andere woorden: een rechtspersoon waarvan het boekjaar gelijk is aan het kalenderjaar, moet er voor zorgen dat de jaarrekening 2021 uiterlijk op 31 december 2022 bij de Kamer van Koophandel ligt, ook als de jaarrekening nog niet is vastgesteld door de aandeelhoudersvergadering c.q. ledenvergadering. Als de jaarrekening na 23 december wordt vastgesteld, dan heeft de directie minder dan 8 dagen de tijd om te publiceren: de jaarrekening moet immers uiterlijk op 31 december gedeponeerd zijn.

 

Besloten vennootschappen waarbij leiding en eigendom samenvallen

Als alle aandeelhouders tevens bestuurder van de vennootschap zijn, dan bepaalt de wet dat het ondertekenen van de jaarrekening door alle bestuurders (en indien van toepassing commissarissen) geldt als vaststelling van de jaarrekening en tevens als decharge van de bestuurders (en indien van toepassing commissarissen). Voorwaarde is wel dat alle (andere) vergadergerechtigden (zoals certificaathouders en pandrechthouders) in de gelegenheid zijn gesteld om kennis te nemen van de opgemaakte jaarrekening en hebben ingestemd met deze wijze van vaststelling.

 

In dit verband is het van belang te benadrukken dat de wet een onderscheid maakt tussen het opstellen en ter inzage leggen van de jaarrekening (dit moet binnen 5 maanden gebeuren) en ondertekenen van de jaarrekening (waarvoor de wet geen termijn noemt). Hoewel het voor de hand ligt dat het moment van ondertekenen niet lang na het opstellen zal liggen, is het ook logisch dat dit moment niet gelijk is aan het moment van opstellen. Als die momenten namelijk wel zouden samenvallen, dan zouden overige vergadergerechtigden immers geen gelegenheid hebben om kennis te nemen van de opgemaakte jaarrekening alvorens in te stemmen met de verkorte vaststellingsprocedure. Bovendien zouden aandeelhouders geen gelegenheid hebben om, bij een (middel)grote vennootschap, kennis te nemen van de van de controleverklaring van de accountant.

 

Ook in deze situatie geldt dat de jaarrekening binnen 8 dagen na vaststelling (dat is dus het moment van ondertekenen door bestuurders en commissarissen) moet worden gepubliceerd. Tevens geldt dat de jaarrekening onverwijld gepubliceerd moet worden, als deze niet is vastgesteld binnen 2 maanden nadat de wettelijke termijn voor het opstellen van de jaarrekening (5 maanden, eventueel verlengd met 5 maanden) is verstreken.

 

Deze vereenvoudigde procedure is op grond van de wet altijd van toepassing als alle aandeelhouders tevens bestuurder zijn, tenzij dit expliciet in de statuten wordt uitgesloten. Uit de wetsgeschiedenis en de heersende rechtsopvattingen (jurisprudentie is op dit punt niet voorhanden) blijkt dat een expliciete uitsluiting noodzakelijk is; oude statuten (van voor oktober 2012) waarin de toen geldende wettelijke regeling is verwerkt, sluiten de vereenvoudigde procedure niet uit.

 

Risico’s van niet of te laat deponeren

Uit de wet blijkt dus dat de directie van een rechtspersoon maximaal 10 maanden de tijd heeft voor het opstellen van een jaarrekening. Voor boekjaren die gelijk zijn aan het kalenderjaar, moet de jaarrekening dus uiterlijk op 31 oktober van het volgende jaar gereed zijn. Aan het overschrijden van deze termijn heeft de  wet overigens geen sancties verbonden.

 

De jaarrekening moet worden gedeponeerd binnen 8 dagen nadat deze is vastgesteld, maar (bij een boekjaar dat gelijk is aan het kalenderjaar) uiterlijk op 31 december van het volgende jaar. Het niet of te laat (dat wil zeggen: niet binnen 12 maanden na afloop van het boekjaar) deponeren van de jaarrekening is een economisch delict waarop de wetgever een boete van de vierde categorie (maximaal € 21.750 in 2021) heeft gezet. Daarnaast kunnen belanghebbenden naleving van de jaarrekeningverplichtingen vorderen en in het uiterste geval kan de Kamer van Koophandel overgaan tot het ontbinden van de rechtspersoon.

 

Een ander belangrijk risico betreft de mogelijke bestuurdersaansprakelijkheid. Het niet of te laat deponeren van de jaarrekening wordt namelijk in het geval van een enquêteprocedure bij de Ondernemingskamer c.q. faillissement aangemerkt als onbehoorlijk bestuur (“wanbeleid”). In dat geval kunnen bestuurders hoofdelijk aansprakelijk worden gesteld voor de schulden c.q. het boedeltekort van de rechtspersoon.

 

Op grond van de Tijdelijke Wet worden de gevolgen van te laat deponeren enigszins beperkt. Als het bestuur van de rechtspersoon kan aantonen dat het te laat deponeren is te wijten aan de uitbraak van het coronavirus, dan wordt dit niet aangemerkt als een verzuim.

 

In de praktijk komen we nog wel eens dat ondernemingen een “voorlopige” c.q. “concept” jaarrekening willen deponeren, als het niet is gelukt om de jaarrekening tijdig op te stellen. Dit is echter niet mogelijk, de Kamer van Koophandel weigert dergelijke stukken doorgaans.

Ter bescherming van de directie biedt de wet de mogelijkheid om een niet-vastgestelde jaarrekening te deponeren, wanneer de algemene vergadering de jaarrekening niet tijdig (binnen 12 maanden na afloop van het boekjaar) heeft vastgesteld. Dit is echter geen voorlopige jaarrekening, maar de definitieve, door de directie ondertekende jaarrekening. Op deze jaarrekening moet worden vermeld dat deze niet is vastgesteld door de algemene vergadering.

Door een “voorlopige” c.q. “concept” jaarrekening te deponeren, haalt de directie zich dus een extra risico op de hals. Niet alleen wordt er niet voldaan aan de publicatieplicht, maar ook aan de plicht om tijdig een jaarrekening op te stellen is dan niet voldaan.

 

Reden genoeg dus om ervoor te zorgen dat de jaarrekening tijdig wordt opgesteld en gedeponeerd! Vanzelfsprekend zijn mijn collega’s bij Joanknecht en ik graag bereid u daarbij verder behulpzaam te zijn.

 

* Een rechtspersoon wordt ingedeeld in één van de volgende categorieën, indien op 2 opeenvolgende boekjaren wordt voldaan aan tenminste twee van de drie criteria van die categorie:

 

Micro

rechtspersoon

Kleine

rechtspersoon

(mits niet micro)

Middelgrote rechtspersoon

(mits niet micro of klein)

Grote

Rechtspersoon

Balanstotaal ≤ € 350.000 ≤ € 6 miljoen ≤ € 20 miljoen > € 20 miljoen
Netto-omzet ≤ € 700.000 ≤ € 12 miljoen ≤ € 40 miljoen > € 40 miljoen
Werknemers < 10 FTE < 50 FTE < 250 FTE ≥ 250 FTE

 

 

Dit blog is op persoonlijke titel geschreven door Edwin Vogel, audit partner bij Joanknecht en docent externe verslaggeving bij Nyenrode Business Universiteit. De inhoud van dit blog is op 1 december 2021 voor het laatst door de auteur getoetst aan de geldende wet- en regelgeving. Ten opzichte van de vorige versie is de impact van de Wet Tijdelijke Voorzieningen op het terrein van het Ministerie van Justitie en Veiligheid in verband met de uitbraak van Covid-19 verwerkt.

 

 

Deze blog is geschreven door