salarisverwerking

Salarisverwerking 2022 en 2023: dit zijn de jaareinde acties

Salarisverwerking 2022 en 2023: dit zijn de jaareinde acties

22 november 2022

salarisverwerking

Het einde van 2022 is inmiddels in zicht. Dat betekent dat wij graag een aantal zaken met je afstemmen om de laatste salarisverwerkingen over 2022 zo goed mogelijk te doen en ook om de salarisverwerking 2023 voor je op te starten. Ook informeren wij je kort over de belangrijkste verandering op loongebied vanaf januari 2023.

Nieuwsbrief: inhoud en acties die wij van je vragen

Wij informeren je over:

  1. Welke informatie wij van je nodig hebben voor de verloning december 2022, voor de afronding van verloning 2022 en voor de opstart van de verloning 2023; en welke deadlines daarvoor gelden.
  2. Welke informatie wij van je nodig hebben voor het verwerken van de eindheffing over de werkkostenregeling 2022.
  3. Wijzigingen per januari 2023 op salarisgebied (reiskostenvergoeding, thuiswerkvergoeding, werkkostenregeling, gebruikelijk loon) en overige aandachtspunten (controle ziektewet en wga lasten, renseigneringsverplichting, loonkostenvoordeel en lage inkomensvoordeel, minimumloon, wijzigingen 30% regeling, grensarbeiders, buitenlandse bestuurders- en commissarissenbeloning, e-herkenning, additionele modules Loket).

 

Wat willen wij graag van je weten voor de december 2022 verloning en afronding 2022?

Graag vernemen wij van je of:

  1. Je een zogenaamde onbelaste WKR-bonus wil uitbetalen in december 2022 voor een of meerdere werknemers? Zie hieronder bij werkkostenregeling voor meer informatie over de mogelijkheden.
  2. er nog aanpassingen dienen te gebeuren m.b.t. de fiscale bijtelling van auto’s en/of fietsen van de zaak?
  3. alle uren/dagen over 2022 zijn uitbetaald?
  4. alle declaraties over 2022 zijn uitbetaald?
  5. alle pensioenpremies zijn berekend, ingehouden en afgedragen?
  6. nog bekeuringen/boetes ingehouden dienen te worden op het netto loon van uw medewerkers?
  7. in 2022 uitbetaalde voorschotten nog in de salarisadministratie verwerkt dienen te worden?
  8. nog aanpassingen nodig zijn in de S&O-afdrachtregeling, als deze van toepassing is?
  9. nog iets aangepast dient te worden aan je gebruikelijk loon over 2022?

 

Als een of meer van bovenstaande zaken van toepassing zijn en verwerkt dienen te worden in de december 2022 verloning vernemen wij dat graag zo spoedig mogelijk van je, maar uiterlijk dinsdag 6 december 2022, zodat voor de kerstdagen je december verloning definitief gemaakt is. Mocht dit onverhoopt niet mogelijk zijn voor je, dan verzoeken wij je om contact op te nemen met je contactpersoon van ons salaristeam.

 

Graag je reactie mailen naar je contactpersoon uit ons salaristeam met een c.c. naar salarisadministratie@joanknecht.nl.

 

Afsluiten salarisadministratie 2022 – deadline voor mutaties 13e maand 2022

Wij zullen de salarisadministratie over 2022 in de eerste 2 weken van januari 2023 afsluiten. Dat betekent dat je tot uiterlijk 9 januari 2023 mutaties kunt aanleveren voor een 13e run over 2022. Mocht dit onverhoopt niet mogelijk zijn voor je, dan verzoeken wij je vriendelijk om contact op te nemen met je contactpersoon van ons salaristeam.

 

De jaaropgaven 2022 zullen eind januari 2023 klaarstaan voor je werknemers, zij krijgen hiervan bericht.

 

Afrekenen werkkostenregeling 2022

Als je over 2022 nog vrije ruimte over hebt, zou deze gebruikt kunnen worden voor het uitkeren van een belastingvrije bonus/eindejaarspremie aan één of meerdere werknemers. De Belastingdienst gaat akkoord met het onbelast uitkeren van maximaal € 2.400 op jaarbasis aan vergoedingen en verstrekkingen aan werknemers. Houdt er wel rekening mee dat bijvoorbeeld sinterklaasactiviteiten, kerstfeesten, etc.  in november en december ook ten laste van de vrije ruimte gebracht moeten worden.

 

Indien er sprake is van een overschrijding van de vrije ruimte over 2022 dient dit uiterlijk in de loonaangifte over februari 2023 te worden opgenomen. In dat geval is over de overschrijding 80% eindheffing door de werkgever verschuldigd. Graag vernemen wij bij het aanleveren van de mutaties over februari 2023 of er sprake is van een overschrijding van de vrije ruimte 2022. En zo ja van hoeveel, zodat wij dit kunnen opnemen in de aangifte loonheffingen februari 2023.

 

Binnen de werkkostenregeling kan de zgn. concernregeling worden toegepast. In dat geval worden de vrije ruimtes van de diverse groepsvennootschappen bij elkaar opgeteld, mits aan bepaalde voorwaarden is voldaan.

 

Graag bespreken wij de mogelijkheden van gebruik van de vrije ruimte verder met je. Ook als je nog geen goed inzicht hebt in de vrije ruimte en het verloop daarvan gedurende het jaar kunnen wij je helpen om dit vanaf 2023 inzichtelijk te krijgen en waar mogelijk te optimaliseren. Neem daarvoor gerust contact op met je contactpersoon van ons salaristeam.

 

Opstarten salarisadministratie 2023

Voor het opstarten van de 2023 salarisadministratie zijn wij enerzijds afhankelijk van het tijdig updaten van onze salarissoftware door onze leverancier en anderzijds van jou. Daarom verzoeken wij je vriendelijk om je mutaties voor de januari 2023 salarisverwerking tijdig conform planning aan te leveren of indien mogelijk eerder. Als er sprake is van substantiële wijzigingen vernemen wij dit graag eerder. Zie hiervoor ook onderstaande informatie m.b.t de wijzigingen 2023.

 

Voor het inrichten van het jaar 2023 in de salarisadministratie dienen wij extra handelingen te verrichten. De doorlooptijd van de salarisverwerking in januari 2023 kan derhalve iets langer zijn dan normaliter.

 

Graag ontvangen wij uiterlijk 31 december 2022 de volgende informatie/documenten van je:

  1. beschikking gedifferentieerde premie Werkhervattingskas 2023 (deze wordt rond 28 november 2022 door de Belastingdienst aan werkgevers gestuurd).
  2. de aangiftebrief loonheffingen 2023 (is reeds verstuurd door de Belastingdienst).
  3. indien van toepassing: wijziging wel/geen eigenrisicodragerschap WGA en/of ZW, graag kopie van de beschikking van de Belastingdienst.
  4. Informatie over nieuwe pensioenpremies en eventuele andere verzekeringen per januari 2023.
  5. UWV beschikkingen over bijvoorbeeld betaald ouderschapsverlof, zwangerschapsverlof, aanvullend geboorteverlof en ziektewet uitkeringen voor zover niet al in ons bezit.

 

Bovenstaande documenten kun je mailen naar je contactpersoon uit ons salaristeam met een cc naar salarisadministratie@joanknecht.nl.

 

Wijzigingen 2023

Reiskostenvergoeding

De onbelaste reiskostenvergoeding voor woonwerk-verkeer en voor zakelijke ritten bedraagt vanaf 1 januari 2023 € 0,21 per kilometer.

Of je verplicht bent om deze € 0,21 uit te betalen is afhankelijk van de formulering hiervan in je arbeidsvoorwaarden, cao en/of afspraken met je medewerkers.

Wil je de reiskostenvergoeding aan je medewerkers per 1 januari 2023 verhogen naar € 0,21 laat ons dit dan tijdig weten.

Let op: wij passen de vergoeding niet automatisch aan, tenzij het in de cao vermeld staat.

 

Thuiswerkvergoeding

Vanaf 1 januari 2023 bedraagt de onbelaste thuiswerkvergoeding € 2,15 per dag dat (deels) thuisgewerkt wordt (was € 2 in 2022). Ook hier is het van belang de arbeidsvoorwaarden, cao en/of afspraken met werknemers te checken.

Let op: wij passen de vergoeding niet automatisch aan, tenzij het in de cao vermeld staat.

 

Samenloop reiskostenvergoeding woon-werk en thuiswerkvergoeding

Let op: voor een dag waarop zowel thuis als op de zaak gewerkt wordt kan ofwel de thuiswerkvergoeding ofwel de reiskostenvergoeding voor woonwerk-verkeer betaald worden. Beide op één dag is niet mogelijk!

 

Werkkostenregeling

De vrije ruimte van de werkkostenregeling bedraagt in 2023 3% over de eerste € 400.000 fiscale loonsom en 1,18% over het meerdere van de fiscale loonsom.

 

Gebruikelijk loon

De regelgeving rondom het gebruikelijk loon van een DGA (directeur-grootaandeelhouder met tenminste 5% aandelenbelang) verandert per 2023. De zgn. doelmatigheidsmarge van 25% verdwijnt. Tot en met 2022 mocht het loon van de DGA nog tenminste 75% bedragen van het loon van iemand (werknemer, geen aandeelhouder) in de meest vergelijkbare functie. Vanaf 2023 moet het loon van de DGA volledig overeenkomen met het loon uit de meest vergelijkbare functie.

 

Dat betekent dat het gebruikelijk loon per januari 2023 het hoogste moet bedragen van:

  1. 100% van het loon van de meest vergelijkbare functie (van een werknemer dus zonder aandelenbelang; een zgn. externe maatman);
  2. het loon van de meestverdienende werknemer binnen de organisatie/het concern;
  3. het wettelijke forfait voor het gebruikelijk loon, in 2023 € 48.000.

 

De uitzonderingsbepaling voor innovatieve start-ups m.b.t. het gebruikelijk loon vervalt per 2023.

 

Overige aandachtspunten

Controle Ziektewet- en  WGA-lasten

Rond 28 november 2022 verstuurt de Belastingdienst de premiebeschikkingen voor de Whk (Werkhervattingskas). De premie bestaat uit een Ziektewet deel en een WGA deel. Voor werkgevers met een loonsom van tenminste € 1.500.000 is het zinvol om deze beschikking te laten controleren. Als je hierin interesse hebt informeren wij je graag in meer detail hierover. Let op: mocht de premiebeschikking onjuist zijn dan dient binnen 6 weken na de datum van de beschikking hiertegen bezwaar gemaakt te worden, dus normaliter voor circa 8 januari 2023!

 

Renseigneringsverplichting

Voor betalingen gedaan in 2022 aan derden bestaat een renseigneringsverplichting. Deze informatie dien je uiterlijk 31 januari 2023 digitaal aan te leveren bij de Belastingdienst. Voor meer informatie hierover kun je uiteraard contact opnemen met je contactpersoon uit ons salaristeam.

 

Loonkostenvoordeel (LKV), Lage Inkomensvoordeel (LIV)

Voor werknemers die ouder zijn, die een arbeidsbeperking hebben en/of een laag inkomen hebben bestaan onder voorwaarden loonkostensubsidies voor de werkgever. Wil je hier meer over weten, neem dan gerust contact op met je contactpersoon uit ons salaristeam.

 

Minimumlonen per januari 2023

Per januari 2023 stijgen de minimumlonen met circa 10,15%. Onderstaand de nieuwe minimumlonen m.i.v. 1 januari 2023:

 

Maand-, week-, daglonen

Leeftijd Staffeling per maand per week per dag
21 jaar en ouder 100%  €  1.934,40  €  446,40  € 89,28
20 jaar 80%  €  1.547,50  €  357,10  € 71,42
19 jaar 60%  €  1.160,65  €  267,85  € 53,57
18 jaar 50%  €      967,20  €  223,20  € 44,64
17 jaar 39,50%  €      764,10  €  176,35  € 35,27
16 jaar 34,50%  €      667,35  €  154,00  € 30,80
15 jaar 30%  €      580,30  €  133,90  € 26,78

 

Uurlonen

Leeftijd 36 uur p/w 38 uur p/w 40 uur p/w
21 jaar en ouder  €       12,40  €       11,75  €       11,16
20 jaar  €          9,92  €          9,40  €          8,93
19 jaar  €          7,45  €          7,05  €          6,70
18 jaar  €          6,20  €          5,88  €          5,58
17 jaar  €          4,90  €          4,65  €          4,41
16 jaar  €          4,28  €          4,06  €          3,85
15 jaar  €          3,72  €          3,53  €          3,35

 

 

Wijzigingen 30% vergoedingsregeling

Vanaf januari 2023 wordt de 30% vergoedingsregeling op een aantal punten gewijzigd. Er komt een plafond voor het salaris waarover de 30% vergoeding berekend mag worden en er moet expliciet gekozen worden voor toepassing van het forfait van 30% of voor vergoeding van de daadwerkelijke extraterritoriale kosten. Voor werknemers die in december 2022 al gebruik maken van de 30% vergoedingsregeling geldt een overgangsrecht waardoor aftopping van de 30% vergoeding voor hen pas per 1 januari 2026 ingaat. Wil je hier meer over weten, neem dan contact op met het loonheffingen/global mobility team van Joanknecht (eventueel via je contactpersoon uit ons salaristeam).

 

Grensarbeiders België, Duitsland of andere landen

Voor grensarbeiders heeft (substantieel) thuiswerken effect op hun fiscale positie (in zowel werk- als woonland belasting betalen over het salaris) en kan dit ook effect hebben op hun sociale zekerheidspositie. In de coronatijd zijn hiervoor diverse maatregelen getroffen op EU-niveau en bilateraal tussen Nederland en België c.q. Duitsland. Vanaf 2023 zijn veel van deze maatregelen niet meer van toepassing. Het verdient daarom aanbeveling dit verder te bekijken. Ons loonheffingen/global mobility team helpt je hier graag verder bij (eventueel via je contactpersoon uit ons salaristeam).

 

Buitenlandse bestuurders- en commissarissenbeloningen

De Nederlandse fiscale behandeling van buitenlandse bestuurders- en commissarissen-beloningen verandert vanaf januari 2023 en zal in veel situaties leiden tot een hogere overall belastingdruk. Ons loonheffingen/global mobility team bekijkt graag verder met je de gevolgen en of er mogelijkheden zijn voor fiscale optimalisatie.

 

E-herkenning

Voor steeds maar zaken die via het UWV en bedrijfspensioenfondsen geregeld moeten worden is e-herkenning nodig. Denk daarbij bijvoorbeeld aan aanvragen ouderschapsverlof en zwangerschapsverlof en het indienen van pensioenaangiften. Indien Joanknecht deze zaken voor je regelt hebben wij een zogenaamde ketenmachtiging voor de e-herkenning nodig. Deze ketenmachtiging wordt afgesloten tussen de werkgever en Joanknecht Salary Services. Op die manier kunnen wij de werkzaamheden voor je (blijven) verrichten. Wil je een ketenmachtiging afsluiten met ons zodat wij de werkzaamheden voor je kunnen blijven verzorgen? Neem dan contact op met je contactpersoon van ons salaristeam. Wij zullen je dan informeren over de procedure – wij kunnen alle administratieve formaliteiten voor het aanvragen van de ketenmachtiging voor je vervullen – en de kosten.

 

Additionele modules Loket

Onze salarissoftware Loket beschikt over diverse additionele modules die interessant voor je kunnen zijn, zoals registraties voor verlof en verzuim, een declaratiemodule en een digitaal personeelsdossier. Graag informeren wij je in een gesprek verder over de mogelijkheden en de voordelen hiervan, inclusief een demo.

 

Tot slot

In de periode dinsdag 27 december 2022 tot en met maandag 2 januari 2023 is ons salaristeam beperkt bereikbaar. Een reactie op je mail kan daarom later komen dan je gewend bent. Voor dringende zaken in die periode zijn wij uiteraard beschikbaar.

 

Uiteraard bedanken wij je voor onze samenwerking in 2022 en zien wij uit naar onze verdere samenwerking in 2023!

 

Contact

Joanknecht Salary Services B.V.

 

E: salarisadministratie@joanknecht.nl

T: 040 844 70 00

 

Rianka Snoeijen | rsnoeijen@joanknecht.nl  | 040 240 94 47

Astrid Moors-Francken | amoors@joanknecht.nl  | 040 240 95 64

Suzanne van Eijk | sveijk@joanknecht.nl | 040 240 95 42

Jan Willem Poortvliet | jwpoortvliet@joanknecht.nl | 040 240 94 56

Vince Dekkers | vdekkers@joanknecht.nl | 040 240 95 74