Samen maken we Toekomst | Winter 2019-2020

RODE EN GROENE POST-ITS “De meeste winst is te behalen door de activiteiten die geen waarde toevoe- gen voor de klant zoveel mogelijk uit het proces te halen. Bedrijven kunnen hun proces in kaart brengen met groene en rode post-its. De groene staan voor activiteiten die waarde toevoegen voor de klant, de rode doen dit niet. Bijvoor- beeld wachttijd en zoektijd voegen geen waarde toe. Daar wil je zoveel mogelijk vanaf. Het maakt het proces niet alleen efficiënter, mensen voelen zich ook beter omdat zij van een hoop gedoe af zijn. Nie- mand vindt het leuk om met verspillende randzaken bezig te zijn.” “Je kunt het traject van Lean vergelijken met leren lopen. Het gaat stap voor stap. Soms val je, maar je kunt vaak met een beetje hulp meteen weer opstaan. Op den duur ga je verstoringen in het proces zien als iets positiefs, iets om te verbeter- en. Dan is ons doel bereikt.” ELS JOOSEN EN JORIS VAN DIJK, ADVISEURS EN COACHES BIJ JOANKNECHT “Bij nieuwe initiatieven binnen Joanknecht beginnen we vaak klein. Collega’s van IT-Services waren met een pilot gestart om te onderzoek- en of de Lean-methode hun processen efficiënter kon maken. Later is de hele assurance-afdeling betrokken in deze manier van werken. Zij waren enthou- siast en deelden hun ervaring met collega’s. Dat was een goed moment om ook naar de processen van het samenstellen van de jaarrekening te kijken”, vertelt Joris. Els gaat verder: “Joris en ik hebben een uitgebreide training gevolgd bij Arpa om te leren over Lean en Learn. Daarna hebben we een dag met het hele team een cursus gedaan. Wij hebben met hen het hele proces van het samenstellen van de jaar- rekening in kaart gebracht. Tijdens de training kwamen meteen zaken naar voren die efficiënter konden.” Joris: “Vooral door het aantal taken te verminderen gaat het proces sneller. Zo’n jaarrekening blijft tussen het opmaken, ondertekenen en ver- sturen bijvoorbeeld een paar keer hangen bij collega’s in het proces. Als taken zoveel mogelijk in dezelfde hand lig- gen, vermindert dat de wachttijd. De klant krijgt de jaarrekening eerder en het proces is ook eenvoudiger voor medewerkers.” RUST Els: “Wij zijn als mensen geneigd om in batches te werken door soortgelijke taken tegelijk uit te willen voeren. Maar dat betekent dat zaken soms langer blijven liggen dan nodig is. Als we taken meteen en één voor één uitvoer- en, zijn ze in onze hoofden ook afgerond. Door het aantal lopende processen te verminderen, voorkomen we dat mede- werkers met tien dingen tegelijk bezig zijn. Dat zorgt voor blije klanten en rust in het hoofd van medewerkers.” “Om het overzicht te bewaren maken we alle taken inzichtelijk op een planbord. Iedere week bespreken we met elkaar waar iedereen mee bezig is. Zo zien we snel of iemand teveel of te weinig werk heeft en kunnen we elkaar helpen”, vertelt Els. “Iedereen heeft een actieve houding tijdens zo’n overleg. We bevra- gen elkaar over de status van taken en durven het onderling ook aan te geven wanneer iets niet lukt. Dat is heel belang- rijk”, geeft Joris aan. “Ondanks de actieve houding van collega’s is het een uitdaging om op zoek te blijven gaan naar verbetermogelijk- heden”. Els vult aan: “En om elkaar hierin te motiveren. We moeten onszelf af en toe terugroepen en bewust nadenken over onze werkwijze. Ik merk soms bijvoorbeeld dat we weer blijven hangen in problemen. Het is dan belangrijk deze even kort te benoemen en daarna de dingen te doen om de situatie te verbeteren. Jan-Dirk is daarin een stok achter de deur voor ons. Soms is het druk en gaan we mee in de waan van de dag. Een afspraak met Jan-Dirk zorgt ervoor dat we weer bewust kijken naar waar we staan en waar we naartoe willen.” TIJD IS SCHAARS “Het oplossen van verstoringen zorgt direct voor extra tijd”, vertelt Joris. “Tijd is schaars in ons vak. We kunnen moei- lijk aan talenten komen en er is altijd werk genoeg.” Els vult aan: “Hierdoor is het ook belangrijk om onze talenten te behouden door te zorgen dat mensen het werk doen dat ze leuk vinden en zo min mogelijk met randzaken bezig zijn. Effectief met tijd omgaan is dus op verschillende vlakken heel belangrijk.” HET DRAAIT OM DE MENSEN “Ik vind het mooi dat de Lean- en Learn-methode zo gericht zijn op de menskant van het proces. In eerste in- stantie dacht ik dat het alleen ging omhet efficiënter maken van processen, maar de medewerkers en klanten staan echt centraal”, vertelt Els. “De belangrijkste les die ik hieruit heb getrokken is dat een lerende houding leidt tot verbetering”, gaat Joris verder. “Aan de ene kant voor procesverbetering en aan de andere kant om de klantwaarde te vergroten. Door te blijven verbeteren en daardoor te blijven leren, komen we vooruit. We zijn klein begonnen, maar willen deze werkwijze verder toepassen in meer afdelingen en processen binnen Joanknecht.” 18